Modern otel endüstrisi, memnun müşteriler ve dijitalleşme olmadan gelişemez. Otellerin kârı doğrudan memnun müşterilere bağlıdır ve otelcilerin %69’unun da ifade ettiği gibi, dijitalleşme buna önemli ölçüde yardımcı olur.
Otel yazılımının yardımcı olduğu bir diğer şey de, tüm yönetim süreçlerinin otomasyonu ve modernleştirilmesidir. Artık rezervasyon, kat hizmetleri, ön büro işlemleri, gelir yönetimi ve daha fazlası tek bir otel PMS sisteminde mevcuttur.
Tüm bu avantajlar ve pazar büyüme rakamları da, otel mülk yönetimi yazılımına artan bir ihtiyaç olduğunu göstermektedir. Otel mülk yönetimi pazarının 2031’de 6 milyar dolara yakın olması beklenmektedir.
Peki hotel property management system tam olarak nedir?
Bulutistan hizmetlerinin detaylarına ulaşmak için tıklayınız.
Hotel Property Management System (PMS) Nedir?
Property management system (PMS) yani mülk yönetim sistemi, mülk sahiplerinin ve ön büro çalışanlarının rezervasyonları koordine ederek çevrimiçi rezervasyon kullanılabilirliğini, ödemeleri ve raporlamayı tek bir merkezi yerde yönetmek için kullandıkları bir otel yönetimi yazılım paketidir. Hotel PMS, konukların check-in ve check-out yapmaları, oda müsaitliğini görmeleri, mevcut rezervasyonlarda ayarlamalar yapmaları ve hatta arka ofis işlevlerine sahip olabilmeleri (temizlik veya bakım planlaması) için bir otel işletmesindeki ön büro personeli ve misafir hizmetleri operasyonlarını kolaylaştırır. Otelciler, merkezi bir sistemle işlerini yürütmek için gereken temel metrikleri (ör. ortalama günlük ücret, doluluk ve RevPAR) daha iyi yönetebilir ve izleyebilir.
Bir hotel PMS’sinin yapabileceği şeylerden bazıları aşağıdakileri içerir:
- Misafir girişi ve çıkışı
- Oda kullanılabilirliği
- Rezervasyon yönetimi (hem OTA hem de doğrudan rezervasyonlar)
- Fiyat yönetimi
- Faturalandırma ve planlama
- Kat hizmetleri/bakım
- Kanal yönetimi (ör. Expedia, GDS, vb. rezervasyon kanalları)
- Check-in kiosku
- Ödeme
Mülk Yönetim Sistemi Hangi Otomasyonda Yardımcı Olur?
Mülk yönetim sistemi, aşağıdakiler de dahil olmak üzere birçok yaygın ve emek yoğun görevlerin otomasyonunu içerir:
- Rezervasyonlar
- Check-in ve check-out
- Kat hizmetleri
- Gelir Yönetimi
- Giriş yapmadan önce ek satış
- E-posta onayları
- Kanal bağlantıları
- Fiyat yönetimi
- Pazarlama (Google Otel Reklamları)
Otel Mülk Yönetim Sistemi Nasıl Çalışır?
Otel Mülk Yönetim Sistemi (PMS), genellikle konuk rezervasyonlarını ve check-in’i yönetmekten muhasebe ve finansal raporlamaya kadar ön büro ve arka ofis görevlerini yönetmek için kullanılır.
Bir PMS temel olarak aşağıdaki şekilde çalışır:
1. Rezervasyon Yönetimi
PMS, otel personelinin misafir rezervasyonlarını, oda envanterini ve fiyatları yönetmesini sağlar. Oda müsaitliği hakkında gerçek zamanlı bilgi sağlayarak personelin oda tahsislerini ve rezervasyonları kolayca yönetmesine olanak tanır.
2. Misafir Check-in ve Check-out
PMS misafir bilgilerini, oda atamalarını ve ödeme detaylarını saklayarak verimli misafir check-in ve check-out işlemlerine izin verir. Ayrıca otel personelinin oda anahtarlarını yönetmesini sağlar ve oda ücretlerini konuğun hesabına kolaylaştırır.
3. Oda Yönetimi
PMS, doluluk, bakım ihtiyaçları ve temizlik durumu dahil olmak üzere her odanın durumunu izler. Otel personelinin, oda temizliği ve bakımının planlanması, envanter takibi ve malzeme siparişi gibi temizlik görevlerini kolayca yönetmesini sağlar.
4. Faturalama ve Ödeme Yönetimi
PMS; oda ücretleri, yiyecek ve içecek ücretleri ve diğer misafir ücretleri dahil olmak üzere tüm faturalandırma ve ödeme işlemlerini yönetir. Ayrıca faturalar, ödeme makbuzları ve finansal raporlar oluşturmak için raporlama yetenekleri sağlar.
5. Diğer Sistemlerle Entegrasyon
PMS, otel operasyonlarının daha kapsamlı bir görünümünü sağlamak için gelir yönetimi, satış noktası ve kanal yönetimi gibi diğer otel sistemleriyle entegre olabilir.
Genel olarak bir PMS, otel operasyonlarında yer alan birçok görevi basitleştirir ve otomatikleştirir, verimliliği artırmaya, misafir deneyimini geliştirmeye ve daha iyi finansal yönetim sağlamaya yardımcı olur.
Oteller İçin Mülk Yönetim Sistemlerinin Temel Özellikleri
Otel endüstrisi için bir mülk yönetim sistemi, çeşitli işlevlere sahip birkaç modül içeren karmaşık bir platformdur. Temel hotel PMS özellikleri aşağıdaki şekildedir:
1. Otel Rezervasyon Sistemi
Çoğu rezervasyon çevrimiçi olduğundan, bu modül konaklama ve seyahat işletmeleri için vazgeçilmezdir. Bu işlevsellik, otel yöneticilerinin çevrimiçi rezervasyonları etkin bir şekilde yönetmesine, oda müsaitliğini yönetmesine ve tüm bu bilgileri ön büroya göndermesine olanak tanır.
Otel rezervasyon sistemi genellikle aşağıdaki özellikleri içerir:
- Oda rezervasyonları — Otel zincirindeki veya ayrı bir otel tesisindeki odaların müsaitlik durumunu kontrol etmek için gereklidir.
- Ödeme işleme — Çevrimiçi ödemeleri kabul etmek için gereklidir.
- Otomatik rezervasyon e-postaları — Müşterileri rezervasyonları hakkında bilgilendirmek için gereklidir.
2. Ön Büro Operasyonları ve Oda Yönetimi
Ön büro, şirketinizle etkileşimlerinin çevrimiçi veya çevrimdışı olmasına bakılmaksızın, misafirlerinizin işletmeniz hakkında ilk izlenimlerini oluşturdukları yerdir. Bu yüzden muhtemelen bu izlenimi olumlu hale getirmeyi ve kusursuz bir deneyim sağlamayı hedeflersiniz.
Bu noktada mülk yönetim sisteminin bir ön büro operasyon modülü içerdiğini de bilmeniz gerekir. Bu PMS işlevi, rezervasyon yönetimi, oda envanteri, anahtar yönetimi, check-in/check-out, fiyatlandırma yönetimi ve daha fazlasını içerir.
3. Kanal Yönetimi
Kanal yönetimi modülü, pazarlama ve satış KPI’larınızı düzene sokar ve genellikle aşağıdaki özellikleri sunar:
- Rezervasyon kanalları yönetimi
- Oda müsaitliği
- Sezonluk fiyatlandırma
- İndirimler
- Fiyat değişiklikleri
Bu işlevsellik, kullanıcı dostu bir pano aracılığıyla tüm verileri tek bir yerde senkronize eder.
4. Rezervasyon Motoru Üzerinden Doğrudan Dağıtım
Bu özellik, müşterilerin doğrudan oda rezervasyonu yapmasına izin verdiği için otel rezervasyon yazılımı oluştururken gereklidir.
Peki nasıl çalışır?
Rezervasyon motorunu web siteniz ve otel PMS ile senkronize ederek ek bir satış kanalına dönüştürürsünüz. Bu modül aynı zamanda ödeme işleme ve ek satış özelliklerine de sahiptir.
5. Gelir Yönetimi ve Stratejisi
Bir gelir yönetimi sistemi, ödeme izleme, yönetim ve analitiği içerir. Otellerdeki PMS, çevrimiçi ödemeleri kabul edebilir, kredi ve banka kartı verilerini doğrulayabilir, ödenmemiş faturaları ve rezervasyonları takip edip yönetebilir, raporlar oluşturabilir ve gelir planlayabilir.
AI ve ML teknolojileri ile birleştirildiğinde bu modül, oda doluluk seviyelerini tahmin ederek ve geçmiş rezervasyonlar, hava durumu veya rakip fiyatlar hakkındaki verilere dayalı dinamik fiyatlandırma sunarak gelirleri artırmaya yardımcı olur.
6. Temizlik ve Bakım
Kat hizmetleri ve bakım, otel mülk yönetimi yazılımının başka bir modülüdür. Kat hizmetleri çalışanları ile ön büro arasında bağlantı kurar ve ön büro yöneticilerinin çeşitli temizlik görevlerini atamalarına yardımcı olur. Bu işlevsellik aynı zamanda kat görevlilerinin oda müsaitlik durumunu belirtmesine de olanak tanır.
7. CRM ve Müşteri Veri Yönetimi
Daha önce de belirtiğimiz gibi memnun müşteriler otel endüstrisinin temelidir. Bu nedenle otel mülk yönetim sistemi yazılımını CRM ile entegre etmek çok önemlidir. Otelciler bu sayede misafirleri ile verimli iletişim kurabilir.
Müşteri ilişkileri yönetimi modülü, geçmiş ve mevcut müşteriler hakkında veri toplamak için rezervasyon sistemine ve ön büroya bağlı olmalıdır. Böylece, tüm müşteri iletişim bilgileri, geri bildirimler vb. erişilebilir bir veri tabanında saklanacaktır.
Bu veri tabanı, otel yöneticilerinin daha iyi müşteri deneyimi için satış ve pazarlama süreçlerini, üyeliği ve sadakat programlarını optimize etmelerine yardımcı olacaktır.
8. Veri Toplama, Raporlar ve Analizler
Veri toplama, raporlar ve analiz modülü, iş prosedürlerinin daha iyi izlenmesine ve şirketin performansının değerlendirilmesine olanak sağladığından, herhangi bir PMS otelinin önemli bir parçasıdır. Oteller için özel mülk yönetimi yazılımı, vardiya denetimleri, oda durumları, check-in/check-out ve daha fazlası hakkında raporlama yapılmasına olanak tanır.
9. Arka Ofis Yönetimi
Bu mülk yönetim sistemi PMS modülü, otelin ekip operasyonlarını kolaylaştırmaya yardımcı olur. Genellikle dahili iletişim araçları, vardiya yönetimi, muhasebe, etkinlik ve yemek yönetimi ile birlikte şirkete özgü özel işlevsellik içerir.
10. Satış Noktası Hizmetleri
Otel işletmeleri kural olarak konaklamadan daha fazlasını sunar. Bu tür tesislerde genellikle restoranlar, spor salonları veya mini bar bulunur.
Satış noktası hizmetleri, yiyecek ve içecekler, spor salonları, oda içi hizmetler, ziyafetler ve konferans salonları vb. için tüm ek ücretlerin işlenmesini sağlar. İşlemlerin otomatikleştirilmesine ve ödeme verilerinin tek bir yerde tutulmasına yardımcı olur.
Otel Sektöründe Mülk Yönetim Sisteminin Avantajları
Bir mülk yönetim sistemi (PMS), bir otelin rezervasyon ve misafir girişinden kat hizmetleri ve muhasebeye kadar operasyonlarını kolaylaştıran bir yazılım uygulamasıdır. Otel endüstrisinde bir PMS kullanmanın avantajları aşağıdakileri içerir:
1. Artan verimlilik
Bir PMS, birçok görevi otomatik hale getirerek manuel çalışma ihtiyacını azaltır ve verimliliği artırır. Bu, daha hızlı check-in’lere, daha az hataya ve departmanlar arasında daha akıcı iletişime yol açabilir.
2. İyileştirilmiş konuk deneyimi
Bir PMS, otellerin konuklara, konuk tercihlerini ve özel istekleri depolamak gibi kişiselleştirilmiş hizmetler sunmasına olanak tanır. Bu, misafir memnuniyetinin ve sadakatinin artmasına yol açabilir.
3. Oda envanterinin daha iyi yönetimi
Bir PMS, oda müsaitliği hakkında gerçek zamanlı bilgiler sağlayarak otellerin envanterlerini daha iyi yönetmesine ve geliri en üst düzeye çıkarmasına olanak tanır.
4. Merkezi yönetim
Bir PMS, otel operasyonlarını yönetmek için merkezi bir platform sağlayarak otel personelinin bilgilere tek bir kaynaktan erişmesini sağlar. Bu, hataların azaltılmasına, iletişimin iyileştirilmesine ve operasyonlara ilişkin daha iyi görünürlük sağlanmasına yardımcı olabilir.
5. İyileştirilmiş mali yönetim
Bir PMS, muhasebe yazılımıyla entegre olabilir, bu da mali işlemleri yönetmeyi ve raporlar oluşturmayı kolaylaştırır. Bu, otellerin mali durumlarını daha iyi yönetmelerine ve daha bilinçli iş kararları vermelerine yardımcı olabilir.
Genel olarak bir PMS, otellerin daha verimli çalışmasına, konuklara daha iyi hizmet vermesine ve finansal yönetimi iyileştirmesine yardımcı olabilir. Sektörde rekabet gücünü korumak isteyen her otel için vazgeçilmez bir araçtır.
Oteliniz İçin Bir PMS Yazılımına Sahip Olmamanın Dezavantajları Nelerdir?
Bir otel için mülk yönetim sistemine (PMS) sahip olmamak, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli dezavantajlara neden olabilir:
- Rezervasyonları, misafir giriş ve çıkışlarını yönetmede verimsizlik.
- Doluluk ve gelir verilerini izleme ve analiz etmede zorluk.
- Faturalandırma, otel envanter yönetimi ve kat hizmetleri gibi görevlerde otomasyon eksikliği.
- Rapor oluşturma ve veriye dayalı kararlar alma konusunda sınırlı yetenek.
- Departmanlar arasında zayıf iletişim ve koordinasyon, hatalara ve verimsizliklere yol açar.
- Çevrimiçi rezervasyon portalları ve gelir yönetimi sistemleri gibi diğer sistemlerle entegre olamama.
- Grup ve kurumsal rezervasyonları yönetmede zorluk.
- Misafirlere online check-in ve check-out gibi self servis seçeneklerin sağlanamaması.
- Konuklara kişiselleştirme ve özelleştirilmiş hizmetler sunma konusunda sınırlı yetenek.
- Otel büyüdükçe ölçeklenebilirlik eksikliği.
İşletmeniz İçin En İyi Otel Mülk Yönetimi Yazılımını Nasıl Seçersiniz?
Mülk yönetimi yazılımını otel endüstrisine uygulamaya gelince, iki seçeneğiniz vardır. Özel konuk ağırlama yazılımları geliştirebilir veya piyasadaki en iyi otel PMS yazılımları arasından seçim yapabilirsiniz.
Eğer bir otel PMS yazılımı seçecekseniz, en iyi otel mülk yönetim sistemleri aşağıdaki özellikleri içermelidir:
- Rezervasyon
- Ön büro yönetimi
- Arka ofis yönetimi
- Oda yönetimi
- Kanal ve gelir yönetimi
- Verilerin toplanması ve analizi
- Satış noktası
Diğer sahip olunması gereken özellikler arasında kullanım kolaylığı, teknoloji ile birlikte çalışabilirlik, özelleştirme ve bulut barındırma yer alabilir. Bu noktada, oteller için en iyi PMS’yi seçmek üzere işletmenizin ihtiyaçlarını dikkatlice değerlendirmeniz gerekir.
Bir diğer konu da işletmenizin türüne göre konaklama yazılımı seçmektir. Bir otel zinciriniz mi var yoksa küçük bir pansiyonunuz mu? Bu noktada seçtiğiniz yazılımın şirketinizin görevlerini kapsadığından emin olmanız gerekir.
Son olarak, mülk yönetim sistemi için bütçenizi değerlendirin. Bir üçüncü taraf satıcıdan yazılım çözümleri satın almadan önce uygulama vb. için ek maliyetleri değerlendirmeniz gerekir.
Bulutistan hizmetlerinin detaylarına ulaşmak için tıklayınız.
Bulut Tabanlı Bir Otel PMS Yazılımı Nasıl Dağıtılır?
Bulut tabanlı bir otel mülk yönetim sistemi (PMS) dağıtmak genellikle aşağıdaki adımları içerir:
1. Bir PMS sağlayıcısı araştırın ve seçin
Otelinizin ihtiyaçlarına en uygun seçeneği seçmek için farklı PMS sağlayıcılarını araştırın ve özelliklerini, fiyatlarını ve müşteri yorumlarını karşılaştırın.
2. Hizmete kaydolun
PMS hizmetine kaydolun ve sağlayıcıyla bir hesap oluşturun.
3. Sistemi yapılandırın
PMS’yi otelinizin oda tiplerini ve fiyat planlarını ayarlamak gibi özel ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde yapılandırın.
4. Mevcut verileri içe aktarın
Müşteri bilgileri gibi mevcut verileri PMS’ye aktarın.
5. Sistemi test edin
Düzgün çalıştığından ve tüm özelliklerin beklendiği gibi çalıştığından emin olmak için PMS’yi test edin.
6. Personelinizi eğitin
Personeli ön büro işlevleri, rezervasyonlar, faturalama ve raporlama dahil olmak üzere PMS’nin nasıl kullanılacağı konusunda eğitin.
7. Canlı yayına geçin
Her şey ayarlanıp test edildikten sonra sistemle canlı yayına geçebilir ve otel operasyonlarınız için kullanmaya başlayabilirsiniz.
8. İzleme ve iyileştirme
Sistemin performansını izleyin ve verimliliği ve misafir memnuniyetini artırmak için gereken ayarlamaları yapın.
Sorunsuz bir dağıtım süreci sağlamak ve sistemin sürekli desteği ve bakımı için bir plan oluşturmak için PMS sağlayıcısı ile yakın çalışmak önemlidir. Ayrıca, bir PMS dağıtmanın tek seferlik bir olay olmadığını, sürekli bir süreç olduğunu ve PMS’nin otelinizin ihtiyaçlarını karşıladığından emin olmak için sistemi izlemeye ve geliştirmeye devam etmeniz gerekeceğini unutmayın.
Özet olarak diyebiliriz ki, otel endüstrisindeki PMS, maliyetlerini optimize etmek ve üstün müşteri hizmeti sağlamak isteyen küçük konaklama işletmeleri ve zincir oteller için kritik bir çözümdür. Otel check-in sistemi yazılımı, rezervasyon ve ön büro işlemlerinin ötesine geçer. Konaklama ile ilgili tüm süreçlerin tam otomasyonuna izin verir.
