Bilgi Yönetimi Nedir? Kuruluşlar Veri Tabanındaki ve Edindiği Bilgiyi Nasıl Yönetmeli?

Değerli verileri kullanan kuruluşlar rakipleri arasında başarılı olur. Bu, verileri oluşturmadan imha etmeye kadar işlemek için bir sistem oluşturan bilgi yönetiminin önemini gösterir. Belge, bilgi yönetimi, veri yönetimi, bilgi yaşam döngüsü, faydalar, bilgi yönetimindeki en iyi uygulamalar vb. konularını kapsar.

Peki bilgi yönetimi nedir?

Bilgi Yönetimi Nedir?

Information management system yani bilgi yönetim sistemi, bir kuruluş genelinde veriler, belgeler, resimler ve multimedya dosyaları gibi dijital bilgileri yöneten ve düzenleyen yazılım tabanlı bir çözümdür. Sistem temel olarak bilgilerin saklanması, düzenlenmesi, paylaşılması ve güvenliğinin sağlanması için araçlar sağlar.

Bulutistan hizmetlerinin detaylarına ulaşmak için tıklayınız.

Bilgi Yönetimi Neden Önemlidir?

Tüm şirketler stratejileri belirlemek ve iş hedeflerini gerçekleştirmek için bilgileri kullanır. Bilgi, herhangi bir işletme veya kuruluş için önemli bir anahtar noktadır.

Etkili bilgi yönetimi aşağıdakilerle sonuçlanır:

• Tüm kuruluş genelinde iyileştirilmiş bilgi yatırım getirisi
• Artırılmış verimlilik
• Geliştirilmiş etkinlik ve performans
• Sürekli yanıt verebilirlik ve rekabet edebilirlik
• Gelişmiş yaratıcılık ve yenilik
• Yasal ve düzenleyici gerekliliklere uygunluk

Bilgi Yönetim Sisteminin Özellikleri

Bir bilgi yönetim sistemi, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli iş işlevlerinde bilgileri yönetmek için kullanılabilir:

1. Doküman Yönetimi

Bir bilgi yönetim sistemi; sözleşmeler, faturalar ve diğer iş kayıtları gibi dijital dokümanları yönetebilir, onları düzenleyerek çalışanların bilgiye erişmesini ve bilgi paylaşmasını kolaylaştırabilir.

2. İçerik Yönetimi

Bir bilgi yönetim sistemi; pazarlama teminatı, ürün belgeleri ve eğitim materyalleri gibi dijital içeriği yöneterek çalışanların işbirliği yapmasını ve bilgi paylaşmasını kolaylaştırır.

3. Bilgi Yönetimi

Bir bilgi yönetim sistemi, en iyi uygulamalar, uzman bilgisi ve öğrenilen dersler dahil olmak üzere kurumsal bilgiyi yönetebilir. Bu da bilginin organizasyon genelinde paylaşılmasını kolaylaştırır.

4. Veri Yönetimi

Bir bilgi yönetim sistemi, müşteri verileri, satış verileri ve finansal veriler gibi verileri yönetebilir ve düzenleyerek iş performansını analiz etmeyi ve raporlamayı kolaylaştırır.

5. İş Akışı Yönetimi

Bir bilgi yönetim sistemi, onaylar, bildirimler ve görev yönetimi gibi iş süreçlerini otomatikleştirip düzene sokarak üretkenliği ve verimliliği artırabilir.

Genel olarak, bir bir bilgi yönetim sistemi kuruluşların bilgiyi daha etkili bir şekilde yönetmesine, işbirliğini, üretkenliği ve karar vermeyi geliştirmesine yardımcı olabilir.

Bilgi Yönetim Sisteminin Avantajları

Bilgi yönetim sistemi, bir kuruluşa bir dizi avantaj sağlayabilir. Bir bilgi yönetim sistemi kullanmanın temel avantajlarından bazıları aşağıdaki şekildedir:

1. Geliştirilmiş Verimlilik

Bilgi yönetim sistemi, veri girişi, belge yönlendirme ve işbirliği gibi bilgi yönetimiyle ilgili birçok görevi düzene sokabilir ve otomatikleştirebilir, bu da verimliliğin ve üretkenliğin artmasına yol açar.

2. Daha İyi Karar Verme

Bilgi yönetim sistemi, doğru ve güvenilir bilgilere gerçek zamanlı erişim sağlayarak daha iyi karar vermeyi ve daha bilinçli stratejik planlamayı mümkün kılar.

3. Gelişmiş İşbirliği

Bilgi yönetim sistemi, departman ve ekipler arasında işbirliğini ve bilgi paylaşımını kolaylaştırabilir ve iletişimi geliştirebilir.

4. Daha İyi Uyumluluk

Bilgi yönetim sistemi, kuruluşların yasal uyumluluk gereksinimlerini ve GDPR, HIPAA ve ISO 27001 gibi endüstri standartlarını karşılamasına yardımcı olabilir.

5. Gelişmiş Güvenlik

Bilgi yönetim sistemi, kuruluşların erişim kontrolleri, şifreleme ve denetim izleri dahil olmak üzere hassas bilgileri güvence altına almasına ve korumasına yardımcı olabilir.

6. Azaltılmış Maliyetler

Bilgi yönetim sistemi, yazdırma, depolama ve arşivleme gibi manuel bilgi yönetimi görevleriyle ilişkili maliyetleri azaltabilir.

7. Daha İyi Müşteri Hizmeti

Bilgi yönetim sistemi, müşteri bilgilerine gerçek zamanlı erişim sağlayarak daha hızlı yanıt süreleri ve daha iyi hizmet sunarak müşteri hizmetlerini iyileştirebilir.

Genel olarak, bilgi yönetim sistemi maliyetleri düşürüp güvenliği ve uyumluluğu geliştirerek verimliliği, işbirliğini, karar vermeyi ve müşteri hizmetlerini iyileştirmeye yardımcı olarak bir kuruluşa bir dizi fayda sağlar.

Kuruluşlar Veri Tabanındaki ve Edindiği Bilgiyi Nasıl Yönetmelidir?

Kuruluşlar, bilgilerin doğru, eksiksiz ve güncel olmasını sağlamak için veri tabanlarındaki bilgileri yönetmek için yapılandırılmış bir yaklaşım izlemelidir. Veri tabanındaki bilgileri yönetmek için bazı en iyi uygulamalar aşağıdaki şekildedir:

1. Bir Veri Stratejisi Geliştirin

Kuruluşlar, veri yönetişimi, veri kalitesi ve veri güvenliği dahil olmak üzere bilgi yönetimine yönelik yaklaşımlarını tanımlayan bir veri stratejisi geliştirmelidir.

2. Veri Yönetişimi

Verilerin doğru, tutarlı ve güncel olmasını sağlamak için veri yönetişimi politikaları ve prosedürleri oluşturun. Bu, verileri yönetmek, veri standartları ve yönergeleri oluşturmak ve veri kalite kontrollerini uygulamak için rollerin ve sorumlulukların tanımlanmasını içerir.

3. Veri Kalitesi

Verilerin doğru, eksiksiz ve güncel olmasını sağlamak için süreçler uygulayın. Buna veri doğrulama, veri temizleme ve veri zenginleştirme dahildir.

4. Veri Güvenliği

Verileri yetkisiz erişim, hırsızlık veya kayıptan korumak için önlemler alın. Buna erişim kontrolleri, şifreleme ve yedekleme ve kurtarma süreçleri dahildir.

5. Düzenli Bakım

Sağlıklı kalmasını ve iyi performans göstermesini sağlamak için veri tabanında düzenli bakım gerçekleştirin. Buna veri tabanı optimizasyonu, yedekleme ve kurtarma testi ve düzenli yazılım güncellemeleri dahildir.

6. Eğitim

Personeli en iyi veri yönetimi uygulamaları konusunda eğitin ve veri yönetimine yönelik politika ve prosedürleri takip etmelerini sağlamak için sürekli destek sağlayın.

7. İzleme ve Raporlama

Veri doğruluğu, eksiksizliği ve güncelliği dahil olmak üzere veri tabanındaki verilerin kalitesini izlemek ve raporlamak için süreçler oluşturun.

Genel olarak, bir veri tabanındaki bilgileri yönetmek, veri yönetişimi, veri kalitesi ve veri güvenliğini içeren yapılandırılmış bir yaklaşım gerektirir. Kuruluşlar, verilerin doğru, eksiksiz ve güncel olmasını ve yetkisiz erişim veya kayıplara karşı korunmasını sağlamak için politikalar, prosedürler ve süreçler oluşturmalıdır.

Bulutistan hizmetlerinin detaylarına ulaşmak için tıklayınız.

Bilgi Yönetimi ve Veri Yönetimi Arasındaki Fark

Bilgi yönetimi ve veri yönetimi birbiriyle ilişkili ancak farklı kavramlardır. Aralarındaki temel fark, bilgi yönetiminin bilginin kullanımına, veri yönetiminin ise verilerin depolanmasına ve bakımına odaklanmasıdır.

Bilgi yönetimi, kuruluşların hedeflerine ulaşmalarını sağlayacak şekilde bilgileri düzenleme, depolama, koruma ve kullanma sürecini ifade eder. Veri analizi, karar verme ve iletişim dahil olmak üzere çok çeşitli faaliyetleri içerir.

Veri yönetimi ise, yaşam döngüsü boyunca verilerin toplanması, saklanması, korunması ve sürdürülmesi sürecini ifade eder. Buna veri girişi, veri doğrulama, veri entegrasyonu ve veri depolama dahildir.

Bilgi yönetimi ile veri yönetimi arasındaki bazı temel farklar aşağıdaki şekildedir:

1. Odak

Bilgi yönetimi, iş hedeflerini desteklemek için bilginin kullanımına ve kullanımına odaklanırken, veri yönetimi verilerin depolanmasına ve bakımına odaklanır.

2. Kapsam

Bilgi yönetimi, veri analizi, karar verme ve iletişim dahil olmak üzere daha geniş bir faaliyet yelpazesini kapsarken, veri yönetimi öncelikle veri depolama ve bakımına odaklanır.

3. Hedefler

Bilgi yönetimi, karar vermeyi ve iletişimi geliştirmek gibi kurumsal hedefleri desteklemeyi amaçlarken, veri yönetimi verilerin doğru, eksiksiz ve güncel olmasını sağlamayı amaçlar.

4. Süreç

Bilgi yönetimi, yaşam döngüsü boyunca bilgiyi yönetmeyi içeren stratejik bir süreçtir, veri yönetimi ise belirli sistemlerdeki verileri yönetmeye odaklanan taktiksel bir süreçtir.