İş akışı otomasyonu, iş süreçlerini daha verimli hale getirmek için iş bilgilerini, belgeleri ve görevleri otomatikleştiren teknolojidir. İş yükünü hafifletmeye yardımcı olan ve işletmelere ve çalışanlara daha önemli görevlere odaklanmak için daha fazla zaman kazandıran iş süreci yönetiminin önemli bir parçasıdır.
İş Akışı Otomasyonu Nedir?
İş akışı otomasyonu, insan müdahalesi olmadan rutin ve manuel görevleri gerçekleştirmek için teknolojinin kullanılması anlamına gelir. Belirli tetikleyiciler, koşullar veya kurallara göre önceden tanımlanmış görevleri, süreçleri veya eylemleri otomatik olarak yürüten sistemler, yazılımlar veya araçlar kurmayı içerir.
Bu iş akışları, finans, pazarlama, insan kaynakları ve BT gibi çeşitli iş fonksiyonlarını kapsayabilir ve aşağıdakileri sağlamak için tasarlanmıştır:
- Operasyonları kolaylaştırmak
- Hataları azaltmak
- Verimliliği artırmak
İş akışı otomasyonu, veri girişi, onaylar, e-posta bildirimleri veya zamanlama gibi tekrarlayan görevleri manuel olarak yerine getirmek yerine bu faaliyetlerin otonom olarak yürütülmesini sağlar.
Örneğin, bir şirketteki otomatik onay iş akışı, önceden tanımlanmış kurallara göre belgeleri otomatik olarak doğru paydaşlara yönlendirebilir, böylece darboğazları ve sürekli takip ihtiyacını azaltır.
İş akışı otomasyonunun nihai amacı, üretkenliği artırmak, insan hatalarını en aza indirmek ve çalışanların eleştirel düşünme ve yaratıcılık gerektiren daha yüksek değerli görevlere odaklanmalarını sağlamaktır.
İş Akışı Otomasyonunun Arka Planı ve Tarihi
İş akışı otomasyonunun tarihi, 1920’lere ve Frederick Taylor ile Henry Gantt’ın işletmelerin ve üreticilerin endüstriyel verimliliği anlamalarına yardımcı olan öncü çalışmalarına kadar uzanır. Taylor ve Gantt (bugün hala kullanılan Gantt şemasını geliştirenler), işletmelerin üretim ve iş süreçlerini daha verimli bir şekilde tamamlamalarını anlamalarına yardımcı olan ilk yönetim danışmanlarındandı.
1980’lerde ve 1990’larda, insanlar işletmelerin iş akışlarını daha iyi anlamalarına ve yönetmelerine yardımcı olmak için bilgisayar teknolojisini kullanmaya başladı. Teknolojinin yaptığı iş artık iş akışı otomasyonu olarak kabul edilmektedir.
İş Akışı Otomasyonuna Örnekler
Farklı sektörlerde iş akışı otomasyonuna ilişkin birçok pratik örnek bulunmaktadır. Örneğin, bir işletme iş akışı otomasyonunu müşteri hizmetleri sürecini yönetmek, biletleri otomatik olarak atamak, aciliyetlerine göre önceliklendirmek ve ilerlemelerini izlemek için kullanabilir. İmalat sektöründe iş akışı otomasyonu, sipariş takibi, envanter yönetimi ve üretim durumu izleme dahil olmak üzere üretim sürecini yönetebilir.
Muhasebe alanında ise iş akışı otomasyonu, faturalar oluşturabilir, bunları müşterilere gönderebilir ve ödemeleri takip edebilir. Benzer şekilde, iş akışı otomasyonu pazarlama alanında sosyal medya hesaplarını yönetmek, gönderileri planlamak ve etkileşim metriklerini izlemek için kullanılabilir. Özetle, iş akışı otomasyonu çeşitli iş süreçlerini otomatikleştirerek verimliliği artırır, maliyetleri düşürür ve doğruluğu artırır.
1. Pazarlama Otomasyonu
Pazarlama ekipleri, otomasyonu satış ekiplerinden %76, finans ekiplerinden ise %139 daha fazla kullanarak otomasyonun lideri konumundadır. Yaygın iş akışı otomasyonu örnekleri aşağıdakileri içermektedir:
- E-posta kampanyaları: Müşteri davranışlarına göre otomatik olarak hoş geldiniz e-postaları, müşteri ilişkileri geliştirme dizileri ve terk edilmiş sepet hatırlatıcıları gönderebilirsiniz.
- Sosyal medya planlaması: Birden fazla platformda içeriği otomatik olarak planlayabilir ve yayınlayabilirsiniz.
- Potansiyel müşteri ilişkileri geliştirme: Potansiyel müşterileri bilgilendiren ve satış huninizde ilerlemelerini sağlayan damla kampanyaları oluşturabilirsiniz.
- Müşteri segmentasyonu: Davranış, demografik bilgiler veya satın alma geçmişine göre müşterileri otomatik olarak kategorilere ayırabilirsiniz.
- A/B testi: Performansı optimize etmek için e-posta kampanyalarını ve sosyal medya gönderilerini otomatik olarak bölebilirsiniz.
2. Satış Otomasyonu
Küresel olarak işletmelerin %75’i satış otomasyonunu kullanarak gelir süreçlerini kolaylaştırmaktadır:
- Potansiyel müşteri puanlama ve atama: Etkileşime göre potansiyel müşterileri otomatik olarak puanlayabilir ve uygun satış temsilcisine atayabilirsiniz.
- Takip hatırlatıcıları: Satış ekiplerinin potansiyel müşterilerle en uygun zamanda iletişime geçmesi için otomatik hatırlatıcılar planlayabilirsiniz.
- Teklif oluşturma: Önceden tasarlanmış şablonları kullanarak satış tekliflerini otomatik olarak oluşturabilirsiniz.
- Satış süreci yönetimi: Önceden tanımlanmış tetikleyiciler ve müşteri eylemlerine göre satış aşamalarında anlaşmaları ilerletebilirsiniz.
- Toplantı planlama: Entegre takvim araçları aracılığıyla otomatik toplantı davetiyeleri ve hatırlatıcılar gönderebilirsiniz.
3. İK Otomasyonu
- Çalışanların işe alımı: Karşılama e-postalarını, belge toplama ve eğitim oturumu atamalarını otomatikleştirebilirsiniz.
- İzin talepleri: Şirket politikalarına ve uygunluğa göre tatil başvurularını otomatik olarak onaylayıp veya reddedebilirsiniz.
- İşe alım iş akışları: İş ilanlarını, başvuru takip ve mülakat planlamasını kolaylaştırabilirsiniz..
- Performans değerlendirmeleri: Otomatik değerlendirme hatırlatıcıları gönderebilir ve çalışanların geri bildirimlerini toplayabilirsiniz.
- Maaş bordrosu işleme: Maaş hesaplamalarını, vergi kesintilerini ve maaş bordrosu oluşturmayı otomatik olarak gerçekleştirebilirsiniz.
4. Ürün ve Geliştirme Ekipleri
Teknik ekipler otomasyonu aşağıdaki amaçlarla kullanır:
- Hata izleme: Sorunlar tespit edildiğinde otomatik olarak bilet oluşturabilir ve bunları uygun ekip üyelerine yönlendirebilirsiniz.
- Kod dağıtımı: Kod onaylandığında otomatik test ve dağıtım süreçlerini başlatabilirsiniz.
- Proje güncellemeleri: GitHub gibi geliştirme araçları ile proje yönetimi platformları arasında ilerlemeyi senkronize edebilirsiniz.
- Dokümantasyon: Kod yorumlarından ve değişiklik günlüklerinden teknik dokümantasyonu otomatik olarak oluşturmanıza olanak tanır.
5. Finans ve Muhasebe
Finansal süreçler otomasyondan önemli ölçüde yararlanır:
- Fatura işleme: Faturaları otomatik olarak oluşturabilir, gönderebilir ve takip edebilirsiniz. Böylece faturalandırma sürecini kolaylaştırabilirsiniz.
- Gider yönetimi: Gider raporlarını otomatik onay iş akışları aracılığıyla yönlendirebilirsiniz.
- Bütçe onayları: Önceden tanımlanmış harcama kurallarına göre bütçe taleplerini otomatik olarak işleyebilirsiniz.
- Finansal raporlama: Düzenli finansal gösterge tabloları ve uyumluluk raporlarını otomatik olarak oluşturabilirsiniz.
İş Akışı Otomasyonu Nasıl Çalışır?
Etkili iş akışı yönetimi için hem dış hem de iç iş akışlarını özelleştirilmiş ve kişiselleştirilmiş bir şekilde yönetebilen hepsi bir arada iş akışı otomasyon aracını tercih etmeniz tavsiye edilir. E-posta pazarlama kampanyaları ve potansiyel müşteri yetiştirme gibi dış iş akışları, bu tür araçlar kullanılarak sorunsuz bir şekilde otomatikleştirilebilir. Benzer şekilde, dönüşümlü potansiyel müşterilere göre satış ekibine görev atama gibi iç iş akışları da iş akışı otomasyon araçları aracılığıyla verimli bir şekilde yönetilebilir.
İş akışı otomasyonu, genel maliyetleri azaltmanın yanı sıra çalışanların e-posta göndermek ve potansiyel müşterileri takip etmek gibi tekrarlayan günlük faaliyetlerle zaman kaybetmek yerine enerjilerini daha üretken ve kritik görevlere odaklamalarını sağlar.
Örneğin, özel bir teklif veya haber bülteni içeren belirli bir açılış sayfasına bağlantı içeren bir e-postayı potansiyel bir müşteriye gönderdiğinizi düşünün. Potansiyel müşteri e-postayı aldıktan ve açılış sayfasını ziyaret ederek formu doldurarak tekliften yararlandıktan sonra bu eylem iş akışı otomasyonunuzu tetikleyebilir.
Sonuç olarak, iş akışı otomasyon yazılımınız devreye girer ve teklifin ayrıntılarını, haber bültenlerini ve diğer ilgili bilgileri potansiyel müşteriye zahmetsizce ve sizin tarafınızdan herhangi bir manuel çaba gerektirmeden gönderir.
İş Akışı Otomasyonu Neden Önemlidir?
İş akışı otomasyonu, işletmelerin çalışma şeklini dönüştürerek verimlilik, doğruluk ve üretkenliği artıran birçok önemli avantaja sahiptir. Bu avantajlar aşağıdakileri içermektedir:
Gelişmiş İletişim ve İş Birliği
Otomatikleştirilmiş iş akışları, bilgilerin departmanlar arasında sorunsuz bir şekilde paylaşılmasını sağlayarak herkesin aynı sayfada olmasını sağlar. Bu, daha iyi işbirliğini teşvik eder ve süreçleri yavaşlatabilecek iletişim boşluklarını azaltır.
Verimlilik Artışı
Tekrarlayan ve zaman alan görevleri otomatikleştirerek, şirketler süreçleri tamamlamak için gereken süreyi önemli ölçüde azaltabilir. Bu, çalışanların rutin işlerle uğraşmak yerine daha stratejik, katma değerli görevlere odaklanmalarını sağlar.
İnsan Hatasında Azalma
Manuel görevler, veri girişi hataları veya kaçırılan son tarihler gibi hatalara açıktır. Otomasyon, görevlerin tutarlı ve doğru bir şekilde yürütülmesini sağlayarak maliyetli hataların riskini en aza indirir.
Maliyet Tasarrufu
İş akışı otomasyonu, manuel işgücü ihtiyacını azaltır ve kaynak kullanımını iyileştirir, bu da önemli maliyet tasarruflarına yol açabilir. Ayrıca, süreçleri kolaylaştırarak ve genel giderleri azaltarak operasyonel maliyetlerin düşürülmesine de yardımcı olabilir.
Verimlilik Artışı
Rutin süreçler otomatik olarak yönetildiğinde, ekipler daha kısa sürede daha fazla iş tamamlayabilir. Bu verimlilik artışı, projelerin daha hızlı tamamlanmasına, üretimin artmasına ve daha iyi iş sonuçlarına yol açabilir.
Yapay Zekanın İş Akışı Otomasyonuna Etkisi
Yapay zeka, iş akışı otomasyonunu önemli ölçüde dönüştürerek süreçleri daha akıllı ve verimli hale getirmiştir. Makine öğreniminden robotik süreç otomasyonuna kadar AI teknolojileri karar verme ve operasyonel iş akışlarını geliştirerek gerçek zamanlı analitik ve tahmine dayalı stratejiler sunar.
Ancak AI’ın etkisi verimliliği artırmanın ötesine geçmektedir. Çalışanların rollerini daha stratejik işlevlere kaydırarak memnuniyet ve yaratıcılığı artırmaktadır. Bununla birlikte, AI ortamı yeniden şekillendirirken, işletmeler AI’ın sunduğu etik ve düzenleyici zorlukların üstesinden gelerek, AI’nın tüm potansiyelinden yararlanırken uyumluluklarını korumalıdır.
İş Akışı Otomasyonunu Kimler Kullanmalı?
Dijital olarak faaliyet gösteren, veri girişi kullanan veya şu anda tekrarlayan süreçleri olan herhangi bir işletme, süreçleri otomatikleştirerek iyileştirilebilir. Özellikle, yüksek insan hatası oranından muzdarip olan veya mevcut iş yükü çalışanları zorlayan işletmeler, otomatikleştirilmiş süreçlerin büyük bir fark yarattığını görecektir.
İş akışı otomasyonu, sağlık, pazarlama, finans, hukuk ve hatta üretim alanları dahil olmak üzere çeşitli sektörlerde kullanılabilir. Ayrıca, otomasyon, aşağıdakiler dahil olmak üzere herhangi bir işletmedeki belirli departmanlara yardımcı olabilir:
- İnsan Kaynakları: Bu departmandaki personel genellikle formları doldurmak, performans değerlendirmelerini tamamlamak, imzaları takip etmek, izin taleplerini işlemek vb. gibi otomatikleştirilebilir işlerle uğraşır. Bu departmanda otomatikleştirilebilecek süreçler arasında izin talepleri, personel talepleri, zaman çizelgeleri, performans değerlendirmeleri, işletme politikası güncellemeleri ve hatta iş başvuru sahiplerinin takibi yer alır.
- Finans ve Muhasebe Ekibi: Yasal belgelerle ilgilenmek, personele ve faturalara ödeme yapmak, şirket içinde para transferi yapmak ve formları doldurmak, bu ekibin her gün üstlendiği işlerden sadece birkaçıdır. İş akışı otomasyonu, faturaları otomatikleştirerek, bütçeleri onaylayarak, harcamaları dağıtarak, yazılım yenilemelerini yöneterek ve maaş bordrolarını göndererek bu görevlerde yardımcı olabilir.
- Satış Departmanı: İdari veya teknolojik engellerle uğraşmak, satışları yavaşlatabilir ve yeni işler kazanmayı engelleyebilir. Satış departmanındaki iş akışları, satış temsilcilerini müşterilerle eşleştirerek, çeşitli sistemleri entegre ederek, müşteri verilerini sıralayarak, toplantıları, aramaları ve randevuları planlayarak, takip e-postaları göndererek ve personele hatırlatıcılar ve takip görevleri göndererek otomatikleştirilebilir.
Farklı departmanların, işletmelerin ve sektörlerin belirli iş akışları farklı görünebilir, ancak neredeyse her işletme, otomatikleştirilmiş iş süreçleri sayesinde zamandan tasarruf ederek avantaj sağlayabilir.
Etkili İş Akışı Otomasyonu için Altı Adım
Etkili bir iş akışı oluşturmak, otomatikleştirilecek iş sürecinin net bir şekilde anlaşılmasını gerektirir. İlk adım, süreci tanımlamak ve hangi faaliyetlerin otomatikleştirilebileceğini belirlemektir.
1. Bir hedef belirleyin
İlk adım, iş akışınızı otomatikleştirme konusunda net bir hedef belirlemektir. İş akışı oluşturmanın temel amacı nedir? Verimliliği artıracak mı? Daha iyi iş içgörüleri sağlayacak mı? En önemli önceliğinize odaklanın ve bunun etrafında iş akışını oluşturun.
2. Yönetimi sürece dahil edin
Ardından, yönetiminizi sürece dahil edin ve iş akışını neden ve nasıl otomatikleştirmeyi planladığınızı açıklayarak onların güvenini kazanın.
Bu adım, mevcut iş akışlarında değişiklik yapma yetkisine sahip süreç sahibini belirlemek gibi bir miktar karar vermeyi gerektirebilir. Ayrıca, bir iş akışı otomasyon yazılımı seçmek de isteyebilirsiniz. Bu nedenle, yönetiminizin görüş ve onayını almak çok önemlidir.
3. İş akışını şematik olarak gösterin
Bir sonraki adım, iş akışını haritalandırmaktır. Paralel iş akışlarına ihtiyacınız olup olmadığını veya belirli koşullu görevleri dahil etmek isteyip istemediğinizi belirleyin.
Daha fazla başarı elde etmek için iş akışınızı mümkün olduğunca kısa ve öz tutmanız en iyisidir. Gerekirse daha sonra her zaman görevler ekleyebilirsiniz.
4. Verileri toplayın
Bu adımda otomatikleştirilmemiş tüm süreçlerinizle ilgili verileri toplayın. İş akışı otomasyonunuzun etkinliğini doğrulamak için en iyi strateji, onu manuel süreçle karşılaştırmaktır.
Sürece dahil olan kişi sayısını belirleyin ve her görevin genellikle ne kadar sürdüğünü hesaplayın. Ayrıca, tüm sürecin ortalama uzunluğunu da belirlemek isteyebilirsiniz.
5. Otomasyonu test edin
Gerekli tüm veriler elinizde olduğuna göre, artık iş akışı otomasyonunuzu test etme zamanıdır. Mümkünse, iş akışı otomasyon yazılımınızı test etmek için satıcı desteği alın. Ekibiniz hazır olduğunda, otomasyonu gerçek süreçte uygulayın ve sıkı bir şekilde izleyin.
6. KPI’ları ölçün
Son adım, raporlar ve veri analizi yoluyla temel performans göstergelerini (KPI) ölçerek otomasyonun mevcut süreçlerinizde herhangi bir fark yaratıp yaratmadığını görmektir.
İş akışı otomasyonunuzu sürekli izleyip ölçerek engelleri tespit edebilir ve iyileştirilmesi gereken alanları önerebilirsiniz. Sonuç olarak, ekibiniz gelecekteki iş akışlarını otomatikleştirme konusunda daha yetkin hale gelecektir.
İş Akışı Otomasyonunun Geleceği
AI-Native Otomasyon
Gelecek, kuralları basitçe takip etmek yerine düşünen AI-native otomasyon platformlarına aittir. Bu sistemler bağlamı anlayacak, sonuçlardan öğrenecek ve insan müdahalesi olmadan kendilerini sürekli olarak optimize edeceklerdir.
Doğal dil arayüzleri, otomasyonu sadece teknik kullanıcılar için değil, herkes için erişilebilir hale getirecektir. Yakında, karmaşık iş akışları oluşturmak, bir AI asistanıyla sohbet etmek kadar basit hale gelecektir.
Otonom İş Akışları
Kendi kendini düzelten iş akışları bir sonraki evrimi temsil etmektedir. Bu sistemler kendi performanslarını izler, sorunları tespit eder ve davranışlarını otomatik olarak ayarlar. Bir iş akışı optimum şekilde çalışmadığında, AI farklı yaklaşımları dener ve iyileştirmeleri otonom olarak uygular.
Sektörde Benimseme Eğilimleri
Trend modelleyicileri, 2029 yılına kadar işletmelerin %85’inin çoğu temel süreçte otomasyon kullanacağını tahmin edilmektedir. Bu yaygın benimseme, otomasyonu benimsemeyen işletmeler için rekabet baskısı yaratacaktır.
Üretken yapay zekanın iş akışı otomasyonuna entegrasyonu, yıllık 2,6-4,4 trilyon dolarlık ekonomik değer yaratacak ve yapay zeka destekli otomasyonu sadece faydalı değil, aynı zamanda iş rekabetçiliği için de vazgeçilmez hale getirecektir.
En Çok Sorulan Sorular
1. İş akışı otomasyonu verimliliği nasıl artırır?
İş akışı otomasyonu, iletişim, görev atamaları ve ilerleme takibi için merkezi bir platform sağlayarak ekip üyeleri arasındaki iş birliğini kolaylaştırarak iş süreçlerini düzene sokar ve optimize eder, böylece verimliliği önemli ölçüde artırır.
2. Doğru iş akışı otomasyon aracını nasıl seçerim?
Doğru aracı seçmek için gereksinimlerinizi tanımlayın, kullanım kolaylığını değerlendirin, entegrasyon yeteneğini kontrol edin, ölçeklenebilirliği araştırın, güvenliği değerlendirin ve destek ve öğrenme olanaklarını kontrol edin.
3. İş akışı otomasyonunun bazı örnekleri nelerdir?
İş akışı otomasyonunun bazı örnekleri arasında İK, BT operasyonları, satış ve yönetim, talep yönetimi, müşteri hizmetleri ve çok daha fazlası sayılabilir.
4. İş akışı otomasyonu iş ihtiyaçlarıma göre özelleştirilebilir mi?
Evet, iş akışı otomasyonu işinizin özel ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilir. Aslında özelleştirme, çözümü benzersiz süreçlerinize, iş kurallarınıza ve gereksinimlerinize göre uyarlayabilmenizi sağladığı için iş akışı otomasyonunun önemli bir yönüdür.
5. İş akışı otomasyonunu uygulamak pahalı mıdır?
İş akışı otomasyonunu uygulama maliyeti, kuruluşunuzun büyüklüğü ve karmaşıklığı, otomatikleştirmek istediğiniz iş akışlarının sayısı ve ihtiyaç duyduğunuz belirli özellikler ve işlevler gibi çeşitli faktörlere bağlı olarak değişebilir.
