Sektörden bağımsız olarak, neredeyse tüm işletmeler her gün büyük miktarda veri ile çalışmaktadır. Verilere olan bu bağımlılık modern iş dünyasının ayrılmaz bir parçası haline gelmiştir, ancak büyük bir sorumluluğu da beraberinde getirmektedir.

Siber saldırılar daha karmaşık hale geldikçe, veri ihlalleri tehdidi de artmakta, bu da şirketlerin giderek daha fazla şekilde siber güvenliğe odaklanması gerektiği anlamına gelmektedir.

Müşteri verilerini ele almanın getirdiği tüm sorumlulukların üstesinden gelmek zor olabilir ve tüm veri uyumluluğu düzenlemelerini takip etmeye çalışmak genellikle bunaltıcıdır. Bu yüzden bu yazımızda, işletmelerin veri uyumluluğunu garanti altına almasına için yardımcı olacak önemli ipuçlarına değineceğiz.

Veri Uyumluluğu Nedir? 

Veri koruma uyumluluğunun kısaltılmış şekli olan veri uyumluluğu, düzenlenmiş verilerin (örn. kişisel olarak tanımlanabilir bilgiler, tıbbi bilgiler) veya hassas verilerin (örn. müşteri listeleri) bütünlüğünü ve kullanılabilirliğini korumak için çeşitli düzenleme ve standartlara uyma sürecidir. Tüm bunlar, düzenlenmiş veya hassas verilerin yetkisiz kullanıma karşı korunmasını sağlamaya yardımcı olmak için yapılır. Veri uyumluluğunun bir diğer önemli parçası da ne tür ve ne kadar verinin depolandığını ve depolanan bu verilerin yaşam döngüsü boyunca nasıl yönetildiğini izlemektir.

Veri Uyumluluğu Neden Önemlidir?

İşletmeniz veri güvenliği ve uyumluluğunu ciddiye aldığında, ticari faydalar elde etmeyi bekleyebilirsiniz. Öncelikle, müşterilerinize verilerini size emanet edebilecekleri konusunda güvence verebilirsiniz. SOC 2 Tip 2 raporu almak, müşterilerin teknoloji ürününüzü kullanmayı seçtiklerinde üstlendikleri risklerle ilgili endişelerini gidermenin yaygın bir yoludur.

Günümüzde işletmelere ürün veya hizmet satmak istiyorsanız BT denetimlerinden (örneğin SOC 2 değerlendirmesi) geçebilmek artık olmazsa olmaz bir koşuldur.

Ayrıca, güvenlik uyum standartlarını ciddiye almak, işletmenizin veri ihlalleri yaşamasından kaynaklanan itibar ve mali zarar risklerini en aza indirmesine yardımcı olacaktır.

Son olarak, şirketinizin hassas bilgileri nasıl ele aldığına, kişisel gizliliği nasıl sağladığına ve güvenlik olaylarına nasıl müdahale ettiğine ilişkin süreçler oluşturmak ve belgelemek için zaman ayırdığınızda, ortamınız değiştiğinde ve beklenmedik şeyler olduğunda, işletmenizin esnek ve çevik kalmasına yardımcı olur.

İşletmelerin Neden Veri Uyumluluğuna İhtiyacı Var?

İşletmeler, müşteri ve çalışan bilgilerini korumak için sağlam veri gizliliği ve güvenliği oluşturmalıdır. Kapsamlı uyumluluk çerçeveleri, hassas bilgileri riske atan veri ihlalleri gibi siber olayların önlenmesine yardımcı olur. Ayrıca yasal soruşturmaları veya davaları da önler.

Veri toplama, depolama, kullanma ve silme süreçlerinde titiz kontrollerin uygulanması, General Data Protection Regulation (GDPR), KVKK, Sarbanes-Oxley Yasası (SOX) ve daha fazlası gibi genişleyen yasalarla uyumluluğu mümkün kılar. Bu da erişim kontrolleri, şifreleme, anomali tespiti ve düzeltme yoluyla veri yönetimini zorunlu kılar.

ISO 27001 ve National Institute of Standards and Technology (NIST) gibi resmi standartlar kılavuzlar sağlar. Çok faktörlü kimlik doğrulama ve yedekleme gibi önlemleri etkinleştirirken bunlara bağlı kalmak uyumluluğu kolaylaştırır.

Gerçek zamanlı izleme, güvenlik açıklarının otomatik olarak engellenmesi, düzenli denetimler ve zamanında yamalama ile birlikte sürekli güvenlik bilinci eğitimi uyumluluğu teşvik eder. Ayrıca, olaylardan kaynaklanan itibar zararlarına, para cezalarına ve tüketici güven kaybına maruz kalmayı azaltır.

Veri Uyumluluğunda Sık Karşılaşılan Zorluklar

Müşteri verilerinin uyumluluğu için sağlam veri gizliliği ve güvenliği elde etmek, aşağıdaki nedenlerden dolayı zor olmaya devam etmektedir:

Hızlı Teknoloji Değişimleri: Bulutun benimsenmesi ve Kendi Cihazını Getir (BYOD) politikaları bilgi güvenliği kontrolünü engellemektedir.

Genişleyen Veri Hacimleri: Birden fazla uygulamada sürekli büyüyen iş verileri, veri yönetimi protokollerini zorlamaktadır.

Karmaşık Düzenlemeler: GDPR, CCPA, HIPAA ve SOX gibi yasalardan kaynaklanan çok yönlü uyumluluk gereksinimleri.

Kaynak Sınırlamaları: Bütçe, zaman ve yetenek kısıtlamaları, gizlilik düzenlemelerinin ve güvenlik önlemlerinin tam olarak uygulanmasını engeller.

Parçalanmış Sistemler: Parçalı altyapıya ilişkin görünürlük eksikliği, kredi kartı verileri de dahil olmak üzere güvenlik gözetimini engeller.

Kanıt Zorlukları: SOC 2 veya diğer standartlara uygunluğun denetçilere inandırıcı bir şekilde gösterilmesi zor olmaya devam etmektedir.

Gelişen teknolojinin daha hassas bilgileri depolamasıyla birlikte, veri yaşam döngüsü boyunca sürekli yasal veri uyumluluğu sağlamak giderek daha karmaşık hale gelmektedir. Ancak iyi planlanmış çerçeveler, otomatik araçlar ve sağlam politika iletişimi, savunulabilir uyumluluğun temelleri olan veri gizliliği, güvenliği ve yönetişimine yardımcı olur.

Veri Koruma Yönetmelikleri ve Standartları 

Veri güvenliği ve veri gizliliği etrafında dönen sektöre ve konuma özgü sayısız düzenleme bulunmaktadır. Aşağıda en iyi bilinen veri koruma düzenlemelerinden bazıları yer almaktadır.

1. HIPAA

Resmi olarak 1996 tarihli Health Insurance Portability and Accountability Act olarak bilinen HIPAA, işletmelerin ve sağlayıcıların hastaların kişisel sağlık bilgilerini (PHI) gizli ve güvenli tutulmasını sağlamak için nasıl ele almaları gerektiğine ilişkin veri güvenliği standartlarını belirler.

HIPAA tarafından tanımlanan tüm “kapsam dahilindeki kuruluşların” HIPAA uyumluluğunu sürdürmeleri gerekmektedir. Kapsam dahilindeki kuruluşlar yalnızca sağlayıcıları ve sağlık planlarını değil, aynı zamanda PHI’ye erişimi olan aşağıdaki gibi iş ortaklarını da içerir:

• Veri aktarım sağlayıcıları
• Tıbbi transkripsiyon uzmanları
• Yazılım işletmeleri
• Sigorta şirketleri

Temel olarak, sağlık alanında iş yapan herhangi bir kuruluşun HIPAA veri güvenliği ve uyumluluk standartlarına uyması gerekir.

2. GDPR

The General Data Protection Regulation veya GDPR, AB tarafından vatandaşlarının verilerini ve sağlayıcıların kendileri hakkında topladığı verileri bilme hakkını korumak için yürürlüğe konmuştur. Ayrıca, ihlallerin bildirilmesinin yanı sıra verilerin nasıl saklanacağı ve korunacağı konusunda da katı kurallar ortaya koymaktadır.

Avrupa Birliği’nde müşterileri olan tüm işletmeler GDPR’ye tabidir ve GDPR ceza açısından en sert düzenlemelerden biridir. İhlalin ciddiyetine göre kademeli bir yaklaşıma izin verir ve maksimum ceza yıllık küresel cironun %4’ü veya 20 Milyon Euro’dur (hangisi daha büyükse).

3. PCI-DSS

Payment Card Industry Data Security Standards (PCI-DSS), bağımsız bir düzenleyici kurum olan Payment Card Industry Security Standards Council tarafından geliştirilmiştir. Diğer düzenlemelerin aksine bir devlet kurumu tarafından dayatılmaz. PCI SSC tarafından uygulanan bir dizi sözleşmeye dayalı taahhüttür.

Kart sahibi verilerini kabul eden, depolayan veya ileten tüm işletmeler PCI-DSS’ye tabidir ve bu verileri uygun şekilde işlediklerinden ve depoladıklarından emin olmak için korumalara sahip olmaları gerekir.

Kredi kartı ödemelerini işlemek için üçüncü taraf bir kuruluş kullanıyor olsanız bile, PCI-DSS ile uyumlu olmanız beklenir.

4. SOX

2002’deki Sarbanes-Oxley Yasası (SOX) Enron skandalından kısa bir süre sonra benzer dolandırıcılık vakalarını önlemek için yürürlüğe girmiştir. SOX öncelikle finansal raporlama ile ilgilense de, hala önemli bir uyumluluk konusudur ve BT kuruluşlarının hala farkında olmaları ve finansal raporlamanın doğru ve zamanında olmasını sağlamaları gerekir. Amerika Birleşik Devletleri’ndeki her halka açık şirket SOX uyumlu olmak zorundadır.

Veri Uyumluluğunu Nasıl Sağlarsınız?

Aşağıdaki adımları takip ederek işletmenizin veri uyumluluğunu sağlayabilirsiniz:

1. Veri koruma önlemlerini güncel tutun

Veri koruma, yukarıdaki tüm uyumluluk düzenlemelerinin merkezinde yer alır. Modern veri güvenliği ve uyumluluk önlemlerinin çoğu günümüz teknolojileri göz önünde bulundurularak tasarlanmıştır. Bu, şirketinizin veri yönetimi ve koruma önlemleri güncel değilse, işletmenin ayak uydurmakta zorlanacağı anlamına gelir.

Modern veri koruma stratejileri, veri ihlali olasılığını azaltmak için çok önemlidir. Stratejiler ile ilgili bazı örnekler aşağıdakileri içerir:

• Kullanıcı tarafından tanımlanabilir verileri ve üçüncü taraflarca oluşturulan verileri sınıflandırın.
• Depolanan verilere hızlı ve kolay erişim ile veri merkezinizi basitleştirin.
• BT altyapınıza kaynakları gerektiği gibi sağlama ve yeniden tahsis etme yeteneği kazandırın.
• Birincil kopyanın arızalanması durumunda yedeklemenin ayrı bir felaket kurtarma konumunda gerçekleştiğinden emin olun.
• Veri koruma önlemlerinizi düzenli olarak gözden geçirerek sektör veri güvenliği ve uyumluluk standartlarıyla uyumlu olduklarından emin olun.

2. Veri koruma önlem ve denetim prosedürlerinin ayrıntılı kayıtlarını tutun

Tüm veri koruma önlemlerinin ve denetim prosedürlerinin kaydını tutmak çok önemlidir. Hatta bu kayit ne kadar ayrıntılı olursa o kadar iyi olur. Bunu yapmak, uyum faaliyetleriyle ilgili tüm bilgiler kalıcı olarak tutulduğu için tek bir çalışanın ayrılmasının tüm organizasyonu rayından çıkarmamasını sağlar.

Bu noktad işletmeniz için özel olarak geçerli olan tüm uyum gerekliliklerini listelemek iyi bir uygulamadır. Örneğin Türkiye’de faaliyet gösteriyorsanız .tr alan adı ile ilgili bölgesel düzenlemeleri ve tüm veri uyumluluk düzenlemelerini bilmeniz gerekir.

Kapsamlı bir uyumluluk faaliyeti kaydı, şirketin düzenlemelere uyma konusundaki iyi niyetli çabalarının da bir kanıtıdır. Düzenleyiciler iyi niyetli istisnalar için cezaları yumuşatabileceğinden bu husus önemlidir.

Ayrıca, denetçiler şirket olarak uyguladığınız kontrolleri değerlendirmek için ayrıntılı kayıtlara ihtiyaç duyarlar. İşletmenin veri güvenliğini ciddiye aldığına dair yeterli kanıtınız varsa bir denetimden geçme olasılığınız daha yüksektir.

3. Müşterilerin veri gizliliği ve onay tercihlerini yönetme

Günümüz dijital çağında birçok kullanıcı, şirketlerin kendileri hakkında ne kadar veri topladığı ve depoladığı konusunda rahatsızlık duymaktadır. Bu yüzden hangi verileri topladığınızı açıkça belirtmeniz ve müşterilerinizden onay almanız önemlidir. Özenilmemiş bir onay ve tercih yönetimi çözümü, müşterilerin tercihlerini güncellemelerini ve yönetmelerini kolaylaştırabilir.

Bu yüzden müşteri deneyiminin her ayrıntısını düşünmeniz gerekir. İşletmeniz iletişim için barındırılan VoIP telefon sistemlerini kullanıyorsa, depolanan arama verileri uyumluluk düzenlemelerine uygun olmalıdır. Ayrıca müşterilerin verilerinin depolanmasını istememeleri halinde, onaylarını geri çekebildiklerinden de emin olun.

4. Verileri birleşik müşteri profillerinde birleştirin

Veri birleştirme, çevrimdışı ve çevrimiçi, ön uç ve arka uç, yapılandırılmış ve yapılandırılmamış tüm müşteri verilerinin müşteri profillerinde birleştirilmesi anlamına gelir. Birden fazla kanaldan ve farklı sistemlerden gelen tüm verileri tek bir veri tabanında bir araya getirmek, toplanan verileri düzenlemek ve bunlardan yararlanmak için büyük bir adımdır.

Kısacası bu, büyük miktarda veriden anlamlı içgörüler elde etme yönteminizi düzene sokmak anlamına gelir. Örneğin, telefon iletişimlerinden elde edilen çeşitli müşteri verilerini tek bir erişilebilir formatta düzenlemek için çağrı analizi çözümlerini kullanabilirsiniz.

Müşterilerinizin kim olduğunu ve nasıl davrandıklarını bildiğinizde, onları farklı profiller halinde kategorize edebilirsiniz. Bu profiller, önemli zamanlarda kişiselleştirilmiş iletişimler veya kişiselleştirilmiş teklifler içeren hedeflenmiş doğum günü e-postaları gibi kişiselleştirme fırsatlarının kilidini açar. Bu deneyimler modern müşteriler tarafından giderek daha fazla beklenmektedir, bu nedenle verilerinizi en verimli şekilde birleştirmek için bir müşteri veri platformu (CDP) kullanın.

5. Veri güvenliği ve uyumluluk standartları için bir yetkili kişinin olması

Veri uyumluluğundan kim sorumludur? Diğer tüm iş süreçlerinde olduğu gibi uyumluluk söz konusu olduğunda da denetleme için tek bir sorumlu atamak en iyi uygulamadır.

Bu kişi veri güvenliği ve uyumluluk standartları konusunda bir otorite olarak görülmelidir, bu nedenle güvenilirlik önemlidir. İster veri yöneticisi, ister kurumsal güvenlik yöneticisi olsun, sorumlu kişinin yöneticilerle doğrudan bir bağlantısı olmalı ve şirket genelinde standartları karşılama konusunda diğer kişileri etkileyebilmelidir.

Örneğin, çalışanlara şirket kaynaklarına ve hassas verilere uzaktan erişim izni veriliyorsa, bu işlem uzak masaüstü yazılımı gibi güvenli bir VNC aracılığıyla yapılmalıdır. Yetkili kişi bunu uygulayabilir ve herkesin uzaktan erişim araçlarını rahatça kullanabildiğini görebilir.

6. Ortak Kontroller Çerçevesi uygulayın

Veri uyumluluğuna yönelik kontrolleri yönetmek ve uygulamak için standartlaştırılmış bir yaklaşım sağlayan bir Ortak Kontroller Çerçevesi kullanın.

Farklı Sektörlerde, Bölgelerde ve Ülkelerde Veri Uyumluluğu

Veri uyumluluğu standartları sektörler, bölgeler ve ülkeler arasında farklılık gösterebilir. Veri uyumluluğunun genel hedefleri benzer kalsa da, belirli gereksinimler ve düzenlemeler farklılık gösterebilir. Bu yüzden işletmeler, kendi sektörleri ve faaliyet bölgeleri için geçerli olan ilgili veri uyumluluğu standartlarını anlamalı ve bunlara uymalıdır.

Sektöre özgü veri uyumluluğu çerçeveleri ve yönetmelikleri genellikle gizlilik risklerini belirleme ve yönetme süreçlerini ana hatlarıyla belirtir. Bu çerçeveler, uyumluluğu sağlamak için en iyi uygulamalar ve kontroller hakkında rehberlik sağlar.

Sonuç olarak Bulutistan, veri uyumluluğunu basitleştirmek ve optimize etmek için tasarlanmış kapsamlı bir hizmet sunar. Uyumluluk zorluklarını ele almak, süreçleri kolaylaştırmak ve gerçek zamanlı içgörüler sağlamak için uyarlanmış özelliklerle Bulutistan, işletmelerin karmaşık düzenleyici ortamda etkili bir şekilde gezinmelerini sağlar.

Bu sayede uyumluluğa öncelik vererek kuruluşlar itibarlarını korur, güven inşa eder ve veri işleme için güvenli bir ortam yaratır.