Finansal bilgilerin sistematik olarak kaydedilmesi, analiz edilmesi, yorumlanması ve sunulması olarak ifade edebileceğimiz muhasebe, küçük bir işletmede bir kişi tarafından yapılabilir veya büyük işletmelerde farklı ekipler tarafından yönetilebilir.
Muhasebe, bir işletmenin faaliyetlerini takip etme şeklidir. Muhasebeciler, işletme sahibinin daha iyi kararlar alabilmesi için işletme finansmanını analiz eder. Bu bilgiler, bir işletmenin mali sağlığını gösteren raporlar halinde düzenlenir.
Muhasebe, işletme sahiplerinin uygunluk yükümlülüklerini yerine getirmelerine yardımcı olur. Ayrıca paralarıyla akıllı kararlar almalarını sağlar.
Peki geleneksel muhasebenin aksine işletmelere birçok avantaj sağlayan bulut tabanlı muhasebe nedir ve işletmelere ne gibi avantajlar sağlar?
Bulut Tabanlı Muhasebe Nedir?
Bulut tabanlı muhasebe yazılımı, çevrimiçi muhasebe yazılımı veya web tabanlı muhasebe yazılımı olarak da bilinir. Uzak bir sunucuda barındırılır ve bu nedenle “bulutta” tutulur. Bulut muhasebe araçlarının kullanıcıları, verileri işleyip buluta kaydeder. Çevrimiçi araçlara, bir bulut uygulama hizmet sağlayıcısı aracılığıyla internet bağlantısı veya diğer ağları kullanan herkes tarafından erişilebilir.
Bir şirket bulut tabanlı muhasebe yazılımı kullandığında, personel buluta kendi cihazları aracılığıyla erişebildiğinden, artık yazılımla tüm bilgisayarlara muhasebe programı kurmak zorunda kalmaz. Ayrıca bu, uzak ekiplerin veya şubelerin aynı verilere ve yazılımın aynı sürümüne erişmesini de sağlar.
Bulutistan hizmetlerinin detaylarına ulaşmak için tıklayınız.
Bulut Tabanlı Muhasebe Yazılımı Kullanmanın Avantajları Nelerdir?
Bulut tabanlı muhasebe yazılımı kullanmaya karar verirseniz neler elde edebileceğinizi daha net bir şekilde anlamak için en belirgin bulut tabanlı muhasebe yazılım avantajlarının listesini aşağıda bulabilirsiniz:
1. Her Yerden 7/24 Erişim
Bulut uzaktan barındırıldığı için normal yazılımlarla gelen indirmeler ve güncellemelerle zaman kaybetme konusunda endişelenmenize gerek yoktur. Bunun da ötesinde, bazı bulut tabanlı muhasebe araçları bir mobil uygulama ile birlikte gelir. Bu, bakiyenize, kayıtlarınıza, ekstrelerinize vb. erişmenizi daha da kolaylaştırır.
2. İşletmenizin Güncel Görünümü
Tüm veriler bulutta depolandığında, mevcut mali durumunuzun tamamen güncel bir görünümünü elde edebilirsiniz. Bu, küçük işletmenizin finansal geleceği hakkında bilinçli kararlar vermenizi sağlar. Fakat geleneksel muhasebe yöntemleri size istediğiniz zaman gerçek zamanlı finansal verilere erişme avantajı veremez.
3. Otomasyon
Hemen hemen her kaliteli bulut tabanlı muhasebe aracı, iş akışınızı otomatikleştirmenize olanak tanır. Buna karşılık, bu tür bir otomasyon daha fazla zaman kazanmanızı sağlar.
Örneğin, satıcı bilgilerinizi girebilir ve satıcıya her ay aynı vade tarihinde otomatik olarak ödeme yapan bir iş akışı oluşturabilirsiniz. Ayrıca, müşterilerinize sürekli fatura göndermeyi otomatikleştirebilirsiniz.
4. İşbirliği
Bulut tabanlı bir muhasebe programı kullandığınızda, muhasebecinizle işbirliği yapmak daha kolaydır. Bu tür yazılımlar, muhasebecinizin ihtiyaç duyabileceği raporları oluşturmanızı kolaylaştırır. Ayrıca, muhasebecinizin tüm önemli ayrıntı ve kayıtlara her an erişebilmesi için yazılıma erişim izni verebilirsiniz. Ek olarak, bir çalışana verdiğiniz erişimin kontrolü sizdedir. Bu, maaş bordrosunu işleyen bir çalışanın banka bilgilerine erişmeden sadece maaş bordrosuna erişebileceği anlamına gelir.
5. Daha Düşük Hata
Tüm önemli ayrıntılar ve bilgi parçaları aynı yere girildiğinde, muhasebe hatası riski çok azdır veya hiç yoktur. Öte yandan, klasik muhasebe yöntemlerinde hatalar çok daha kolay gerçekleşir.
Buluttaki bir muhasebe yazılımı ile giderleri ve geliri düzenli olarak giriyor ve işlemleri kategorize ediyorsanız, istediğiniz zaman doğru bir rapor alabilirsiniz. Bulut muhasebe yazılımı ile gelir ve giderlerinizi düzenli olarak girmeniz yeterlidir. Bu sayede her zaman doğru raporlar alabilirsiniz.
6. Kurulum Gerekmez
Bu tür yazılımlar çevrimiçi olarak barındırıldığı için kurulum gerektirmez. Buluta erişim, hesaba giriş yapabileceğiniz bir web tarayıcısında veya mobil uygulamada mevcuttur. Bu aynı zamanda çeşitli yükseltmeler, teknik düzeltmeler vb. yapmak için şirket içi bir BT ekibinden tasarruf sağlar.
7. Teknik Desteğe Anında Erişim
Çevrimiçi sohbet yoluyla veya telefon aracılığıyla teknik desteğe erişmek ve karşılaşabileceğiniz herhangi bir sorunda size yardımcı olacak teknik uzmanlara anında erişebilmeniz mümkündür. Yazılımla ilgilenmek için şirket içi bir BT temsilcisi çalıştırmanız gerekmeyeceğinden, bu, şirketinize zaman ve para kazandırabilir.
8. Kağıt Tasarrufu
Finansmanı eski yöntemle ele alırken, evrak işleri gerçekten çalışma alanınızı karıştırabilir. Ancak bulut tabanlı bir muhasebe yazılımı programıyla, belgelerinizdeki verileri doğrudan buluta aktarabilirsiniz.
Bu verileri yazılıma taşımak, kağıtlara göz gezdirmeden mali durumunuzu daha kolay ve gerçek zamanlı olarak görmenizi sağlar. Bu, manuel hatalar veya önemli verileri kaybetme riskini en aza indirerek daha verimli bir finans yönetimi sağlar.
Geleneksel Vs. Bulut Tabanlı Muhasebe
Geleneksel muhasebe ile bulut tabanlı muhasebe arasındaki birkaç büyük fark vardır. Her şeyden önce, bu ikisi arasındaki temel fark, bulut tabanlı muhasebe yazılımının, bir kullanıcının programa internet bağlantısı olan herhangi bir cihazdan herhangi bir yerden erişmesine izin vermesidir. Öte yandan, geleneksel muhasebe şirket içi bilgisayarlar gerektirir.
İkincisi, geleneksel muhasebe yazılımlarından farklı olarak, çevrimiçi muhasebe yazılımı finansal ayrıntıları otomatik olarak günceller ve gerçek zamanlı olarak finansal raporlama sağlar. Bu, hesap bakiyelerinin her zaman doğru olduğu ve bu programların aynı zamanda çok para birimli ve çok şirketli işlemleri daha verimli bir şekilde gerçekleştirmede daha iyi olduğu anlamına gelir.
Öte yandan, şirket içi bilgisayarlarınız olduğunda, bir şirket her büyüdüğünde, yeni lisanslar ve veri tabanı bakımı, sistem yönetimi ve diğer yazılım ücretleri ile birlikte yeni bir lisans ve bakım maliyetlerini ödemek zorundadır.
Ancak bulut muhasebe çözümleriyle kalıcı, pahalı ekipman ve lisanslara takılıp kalmazsınız. Başka bir deyişle, bulut muhasebesi, geleneksel seçeneklere göre daha az bakım gerektirir.
Bulut Muhasebe Yazılımı Güvenli mi?
Güvenlik konusunda endişelenmenize gerek yoktur. Bulut muhasebe çözümleri, hassas finansal bilgileri depolamak için güvenli bir yöntem sağlar.
Örneğin, hassas bilgiler içeren bir şirket cihazı (dizüstü bilgisayar veya bilgisayar) kaybolabilir veya çalınabilir. Bu her zaman bir bilgi ihlali ve veri hırsızlığı ile sonuçlanır. Öte yandan bulut muhasebe yazılımı, şirket bilgisayarlarında hiçbir finansal veri izi bırakmaz. Ayrıca, buluttaki bu verilere erişim şifrelenir ve bir parola ile korunur.
Kullanıcıların ayrıca veri paylaşmanın tehlikeleri hakkında endişelenmesine gerek yoktur. Bulut muhasebe yazılımı, çevrimiçi muhasebe sistemine erişim hakları olan kişilerin parolalarını kullanarak verilere erişmesine olanak tanır. Geleneksel yöntemler, verileri aktarmak için genellikle flash sürücüler gerektirir. Bu her zaman potansiyel hırsızlık için biraz risklidir.
Son olarak, bulut sağlayıcıları genellikle birden çok konumda yedekleme sunucularına sahiptir. Bir sunucu çökse bile hassas verilerinize erişmeye devam edersiniz. Hassas bilgileri tutan tesis içi cihazlarla, neyin ters gidebileceğini asla bilemezsiniz (yangın, doğal afetler, beklenmedik hasarlar vb.). Bu talihsiz olaylar onarılamaz sonuçlara neden olabilir.
Şirketiniz Bulut Tabanlı Muhasebe Programlarına Geçmeli Mi?
Bulut muhasebesi programına geçmenizin bazı olasa avantajları aşağıdakileri içereceği için şirketiniz için bulut tabanlı bir muhasebe programına geçmek faydalar sağlayabilir.
1. Otomasyon İş Yüklerini Azaltır
Tüm bulut muhasebe sistemi, otomatik defter tutma, nakit toplama ve banka mutabakatına izin verir. Bu değişiklik, ekibinizin yönetici iş yükünü önemli ölçüde azaltır.
2. Daha Fazla Bilgi
Gerçek zamanlı raporlamaya anında erişim olduğunda, siz ve yönetim ekibiniz bilinçli kararlar almak için gereken tüm temel sayılara, içgörülere ve önemli verilere sahip olursunuz.
3. İnternetten Vergi Ödemek
Bir bulut muhasebe platformu kullanırken vergilerinizi ödemek yalnızca daha hızlı değil, aynı zamanda daha kolaydır. İşlemler anında kaydedilir, hatta bunları ilgili vergi beyannamesi şablonlara aktarabilir ve ihtiyacınız olduğunda dijital olarak gönderebilirsiniz. Artık bu sıkıcı görevleri yerine getirmek için sıra beklemeniz veya ekibinizden birini göndermeniz gerekmez.
4. Uzaktan Çalışma
COVID-19’a benzer bir senaryonun ne zaman gerçekleşeceğini kimse bilemez. Bu nedenle, ekibinizin uzaktan çalışmasına izin verecek kadar hazırlıklı ve esnek olmanız gerekir.
Şirketinizin uzaktan veya esnek çalışmanın avantajlarından yararlanmasını istiyorsanız, bulut muhasebe yönetim ekibinizin ve finans departmanınızın dünyanın her yerinden tüm önemli sayılara erişmesine olanak tanıdığını bilmek sizi memnun edecektir. Ancak, bunun yalnızca gerekli kimlik bilgilerine ve iyi bir internet bağlantısına sahip olmaları durumunda gerçekleşebileceğini unutmayın.
Bulut Tabanlı Muhasebe Programları
Aşağıdaki listede en popüler bulut tabanlı muhasebe programlarını bulabilirsiniz:
1. FreshBooks
Bu listedeki en popüler muhasebe yazılımlarından biri olan FreshBooks, yaygın olarak kullanılan bir faturalama ve muhasebe çözümüdür. Kendinize biraz zaman kazandırmak ve dikkatinizi gerektiren alanlara konsantre olmak için fatura hatırlatma ve ödeme toplama gibi bir dizi görevi otomatikleştirebilirsiniz.
Bunun dışında aşağıdakileri de yapabilirsiniz:
- Raporları ayrıntılı şekilde görüntüleme
- Çeşitli çevrimiçi ödeme seçeneklerini etkinleştirme
- İş akışını iyileştirmek için ekibinizle işbirliği yapma
- Çözümü mobil cihazlarda da kullanma
- Sorunlarınızı çözecek ödüllü bir destek ekibi
2. Patriot Accounting
Windows ve Mac bilgisayarlar için basit bir kullanıcı arayüzüne sahip bulut tabanlı bir platformdur. Yazılım, işletmelere gelir ve maliyetleri ve alacak ve borç hesaplarını takip etme yeteneği dahil olmak üzere mali durumlarının eksiksiz bir resmini vermeyi amaçlar.
Patriot‘un muhasebe yazılımı; bordro düzenleme, envanter takibi ve daha fazlası için özelliklere sahiptir. Ek olarak, yazılım, firmaların finansal başarılarını izlemelerine yardımcı olacak bir dizi rapor sunar.
En İyi Özellikler
- Sınırsız faturaları, satıcılara sınırsız ödemeleri ve çok sayıda müşteriyi destekler.
- Mevcut müşterileri, hesapları, satıcıları ve diğer ayrıntıları içe aktarmanızı sağlar.
- Çift defter muhasebesi ve birden fazla muhasebe görünümüne izin verir.
- Banka hesaplarının 8 seviyeli alt hesaba kadar mutabakatını sağlar.
- Sayfadan ayrılmanıza gerek kalmadan finansal raporların detayına inmenize yardımcı olur.
- Kredi kartı ödemelerini kabul eder ve faturalar için hatırlatıcılar oluşturmanızı sağlar.
- Yazılım, 30 gün boyunca ücretsiz olarak denenebilir ve daha sonra abonelik tabanlı iki fiyatlandırma modelinden biri olan Basic veya Premium’a yükseltme yapabilirsiniz.
3. Zoho Books
Güçlü özelliklere sahip bir çözüm olan Zoho Books, uzun süredir sektörde önde gelen bulut tabanlı muhasebe programlarından biridir. Bu yazılımı kullanarak mali durumunuzu yönetebilir, iş akışlarını otomatikleştirebilir ve ayrıca ekip üyelerinizle toplu çalışmak için işbirliği yapabilirsiniz. Faturalama, anlaşmaları müzakere etme ve satış siparişlerini yükseltme gibi çeşitli görevlerle ilgilenebilir.
Gereksinim zamanla arttığından, Zoho Books işinizin her yönünü yönetmeniz için 40’tan fazla uygulamayı entegre etmenize olanak tanır.
4. Quicken
Quicken, mali durumunuzu sorunsuz bir şekilde yönetmek için çeşitli özellikler sunar. Faturalar ödendikten sonra kalan tutarı görerek harcamalarınızı kontrol altında tutabilir, özel bütçeleri ile kesin kararlar verebilirsiniz.
Vade tarihleri hakkında uyarılar ayarlayabilir ve faturalarınızı zahmetsizce yönetebilirsiniz. Bunun dışında Quicken, portföyünüzü gözden geçirmenize, performansı izlemenize ve pazar karşılaştırmalarını görmenize yardımcı olduğu için yatırımları izlemek için harikadır.
En önemlisi, verileriniz 256 bit şifreleme ile güvence altına alınır.
5. Bonsai
Bonsai, sadece bir işletme için ideal bir muhasebe ve vergi çözümüdür. Harcamalar, gelir raporları, vergi hatırlatmaları ve çok daha fazlası gibi işletmenizin finansmanını takip etmenizi sağlar.
İşletmenize ayrıca aşağıdakileri de sağlar:
- Harcamalarınızı içe aktararak dosyalama sırasında vergilerinizi otomatik olarak kaydedebilirsiniz.
- Gelir ve giderlerinizin toplamıyla birlikte kar veya zararınızı takip edebilirsiniz.
- Size üç ayda bir veya yıllık vergi hatırlatıcısı sunar.
- Bir proje üzerinde çalıştığınız saat sayısını takip etmenizi sağlar.
- Size birkaç sözleşme avukatı tarafından onaylanan sözleşme şablonları sunar.
Bonsai’nin muhasebe ve vergi çözümleri ile yaklaşan vergi ödemenizi asla kaçırmayacağınızdan emin olabilirsiniz. 2 aylık ücretsiz deneme sürümü ile başlayarak denemeden sonra, ihtiyacınıza uygun planı seçebilirsiniz.
Bulutistan hizmetlerinin detaylarına ulaşmak için tıklayınız.
