Bulut ERP Nedir? Tanımı, Çalışması ve Faydaları

Bulut ERP veya kurumsal kaynak planlaması, mali durumunuzu, envanterinizi ve işletmenizin diğer hayati operasyonlarını yönetmenize yardımcı olan bulut tabanlı bir yazılım çözümüdür.

Bulut ERP yazılımı faturalama, finansal raporlama ve bütçeleme dahil olmak üzere mali durumunuzu yönetebilir. Ayrıca envanter seviyelerinin takip edilmesine yardımcı olarak müşteri talebini karşılamak için yeterli stoğa sahip olmanızı sağlar.

Future Market Insights tarafından yayınlanan bir rapora göre, küresel bulut ERP pazarı, 2023 yılında 72.679,4 milyon dolar olan değerini 2033 yılına kadar 327.126,8 milyon dolara yükseltecek ve on yıl içinde %16,2’lik bir büyüme gösterecektir.

Bulut ERP Nedir?

Bulut ERP, bulut üzerinden sunulan kurumsal kaynak planlama yazılımını ifade eder. Bir şirketin sunucularına kurulmak yerine üçüncü taraf bir sağlayıcı tarafından barındırılır ve internet üzerinden erişilir. ERP yazılımı muhasebe, envanter, sipariş karşılama, sevkiyat ve müşteri hizmetleri dahil olmak üzere çeşitli iş süreçlerini yönetir.

Bulut ERP paketinin gerçek zamanlı envanter yönetimi yetenekleri, birden fazla konumdaki envanter seviyelerini takip etmeniz gerekiyorsa işletmeniz için önemli bir avantaj olabilir.

Envanteri yönetmek için tek ve merkezi bir sisteme sahip olduğunuz için farklı departmanlar envanter seviyelerini izlemek için farklı yazılım programları kullandığında bile ortaya çıkabilecek hataların tekrarlanmasını önleyebilirsiniz.

Bulut ERP sistemi ayrıca, donanım ve yazılıma önemli ölçüde yatırım yapmadan kullanımı gerektiği gibi ölçeklendirmenize veya azaltmanıza olanak tanır. Talepte mevsimsel dalgalanmalar yaşıyorsanız veya hızlı bir şekilde kullanıcı ekleme esnekliğine ihtiyaç duyuyorsanız, bu durum işletmeniz için bir avantaj olabilir.

Bulut ERP Nasıl Çalışır?

Bulut ERP sistemleri şirket içi ERP sistemlerine benzer şekilde çalışır, ancak temel fark, yazılım satıcısı tarafından tesis dışında barındırılmalarıdır. Yazılımı çalıştırmak için donanım ve altyapılarına yatırım yapmanız gerekmez, bu da daha uygun maliyetli olmasını sağlar.

Bulut tabanlı ERP çözümü genellikle işletmelerin yazılımı kullanmak için aylık bir abonelik ücreti ödemesi anlamına gelir. Bu, işletmelerin yalnızca kullandıkları kadar ödeme yapmalarını ve kullanımlarını gerektiği gibi artırıp azaltabilmelerini sağlayarak daha esnek hale getirebilir. İşletmeler ayrıca verilerine internet bağlantısı olan her yerden erişebilir, bu da uzaktan çalışma için yararlı olabilir.

Fakat bir bulut ERP çözümünü benimseyen şirketlerin veri güvenliğine yönelik etkileri göz önünde bulundurmaları gerekecektir. Veriler tesis dışında depolandığından, işletmeler verilerin uygun şekilde güvence altına alındığından ve yedeklendiğinden emin olmalıdır. Ayrıca kesinti sürelerini önlemek için iyi bir internet bağlantısına da ihtiyaç vardır.

Bulut ERP İle İlgili Kavramlar

Bulut ERP ile ilgili bazı önemli kavramlar aşağıdakileri içerir:

1. Dağıtım seçenekleri

Dağıtım seçenekleri, işletmelerin ERP yazılımını yönetmek ve uygulamak için kullanabilecekleri seçeneklerdir. Bulut, yönetilen barındırma veya tek veya çok kiracılı SaaS (hizmet olarak yazılım) seçebilirsiniz.

2. Uçtan uca güvenlik

İşletmeleri satıcılara bağlayan şifreli ve güvenli bağlantıyı içerir. Bu bağlantı, şirketlerin iş ve müşteri ile ilgili bilgilerine erişmelerine yardımcı olur.

3. SaaS ERP

Bulutu yöneten ve sunan bir yazılımdır. Bulut, yerel bilgisayarlar yerine araçları barındırır. Ayrıca, satıcı bu araçların yönetiminden sorumlu olmaya devam eder.

4. Felaket kurtarma

Felaket kurtarma, bulut tabanlı ERP’lerin sunduğu çeşitli avantajlardan biridir. Felaket kurtarma çerçevesi, kesinti durumunda verileri kurtarmaya yönelik politika ve prosedürleri içerir.

Bulut ERP’nin Özellikleri

Bulut ERP sistemlerinin bazı temel özellikleri aşağıdakileri içerir:

1. Kullanım kolaylığı

ERP sisteminin, çalışanlarınızın hızlı bir şekilde öğrenebilmesi ve benimseyebilmesi için kullanımı kolay olmalıdır. Bulut ERP sistemi kullanıcı dostu bir arayüze sahip olmalı ve kullanıcılara gerekli eğitim ve desteği sağlamalıdır.

2. Esneklik

Bulut ERP sistemleri genellikle şirket içi ERP sistemlerine göre daha esnektir. Bazı bulut ERP çözümleri, değişken veya mevsimsel ihtiyaçları olan işletmeler için yararlı olabilecek bir “kullandıkça öde” fiyatlandırma modeli sunar. Bulut ERP sistemleri ayrıca bir işletmenin değişen ihtiyaçlarını karşılamak için yukarı veya aşağı ölçeklendirilebilir.

3. Erişilebilirlik

Bulut ERP ile internet bağlantınız olan her yerden sisteme erişebilirsiniz. Bu, uzaktan çalışan veya sık seyahat eden çalışanlarınızın iş akışları için yararlı olabilir. Bazı bulut ERP çözümleri proje yönetimi için kullanıcıların hareket halindeyken sisteme erişmelerine olanak tanıyan mobil uygulamalar sunar.

4. Özelleştirme ve entegrasyonlar

Çoğu bulut platformu bir dereceye kadar özelleştirme ve entegrasyon sunar, ihtiyaçlarınızı en iyi karşılayan özellikleri ve modülleri seçmenize olanak tanır.

Örneğin, bir ERP sisteminin yalnızca muhasebe ve envanter yönetimi özelliklerine ihtiyacınız olabilir. Bu durumda bulut ERP sayesinde sadece bu modülleri kullanabilirsiniz.

5. Güvenlik

Güvenlik, bulut bilişim konusunda işletme sahipleri için genellikle bir endişe kaynağıdır. Fakat bulut ERP sağlayıcıları bu endişeleri gidermek için genellikle veri şifreleme ve kullanıcı kimlik doğrulaması gibi sağlam güvenlik önlemleri sunar.

Bu noktada hangi güvenlik önlemlerinin mevcut olduğunu görmek için her zaman potansiyel bir sağlayıcıya danışmanız gerekir.

Bulut ERP Yazılımının Faydaları

Bulut ERP çözümleri, her biri büyüyen işletmelerin ihtiyaçlarını karşılamak için özelleştirilebilen birçok avantaj sunar.

Finansal yönetim, envanter kontrolü, sipariş işleme ve sevkiyat, ERP sistemlerinin verimliliği ve üretkenliği artırabileceği alanlardan yalnızca birkaçıdır.

Bulut ERP yazılımının bazı faydaları aşağıdakileri içerir:

1. Ön altyapı ve işletme maliyetleri

Bulut ERP çözümlerini kullanan şirketlerin donanımlarını satın almaları, bakımlarını yapmaları veya işlerin sorunsuz yürümesini sağlamak için şirket içi BT personeli tutmaları gerekmez. Bulut ERP sağlayıcısı bakım ve yükseltmeleri de üstlendiğinden, sistem güncellemeleri nedeniyle beklenmedik maliyetler veya kesinti süreleri yaşanmaz.

2. Geliştirilmiş güvenlik taktikleri

Bulut ERP sağlayıcıları, müşterilerinin verilerini korumak için en son güvenlik teknolojilerini ve uygulamalarını kullanır. Buna ek olarak, veriler genellikle birden fazla konumda depolanır, bu nedenle bir site tehlikeye girse bile yedeklemeler kullanılabilir. Müşteri ilişkileri yönetimi için güvenlik, verilerin hem aktarım sırasında hem de beklemede şifrelenmesi ile geliştirilir.

3. Hızlı uygulama

Bulut ERP çözümleri, genellikle haftalar içinde hızlı bir şekilde çalışmaya başlayabilir. Bunun nedeni, yazılım yüklemeye veya donanım kurmaya gerek olmamasıdır. Kullanıcılar internet üzerinden sisteme giriş yapabilir ve hemen kullanmaya başlayabilir. Bulut ERP sistemlerinde yeni modüllerin uygulanması ve diğer iş uygulamalarıyla uyumluluğun sağlanması çok daha kolaydır.

4. Depolama esnekliği ve erişim

Bir şirketin şirket içi ERP yazılım sunucuları hasar görür veya kaybolursa, bu sunucularda depolanan tüm veriler de genellikle kaybolur. Bulut ERP ile veriler bulutta depolanır ve internet bağlantısı olan her yerden bu verilere erişilebilir.

Sonuç olarak bulut ERP, büyük ve küçük felaketlerden kurtulmayı çok daha kolay hale getirir.

5. Daha fazla destek seçeneği

Bir işletme, şirket içi bir ERP sistemi kullandığında, desteği sağlamaktan kendi personeli sorumludur. Bu yüzden süreç pahalı ve zaman alıcı olabilir.

Bulut ERP de ise, sağlayıcı sistem için destek sunar. SAP ve Oracle gibi ERP yazılımı pazar liderleri için destek ve abonelik fiyatına dahildir.

Bulut ERP ve Şirket İçi ERP

Bulut ERP ile şirket içi ERP sistemleri arasında birkaç temel fark vardır.

Bulut ERP Yazılımının Zorlukları

Bulut ERP birçok avantaja sahip olsa da, işletmelerin geçiş yapmadan önce farkında olması gereken belirli zorlukları da beraberinde getirir. Bulut ERP sağlayıcıları, şirket içi ERP sağlayıcıları ile aynı düzeyde özelleştirme sunmayabilir, bu da işletmelerin süreçlerini yazılıma uyacak şekilde uyarlamaları gerekebileceği anlamına gelir.

1. Güvenlik endişeleri

Hassas şirket verilerini üçüncü bir tarafa emanet ederken, satıcının verilerinizi korumak için sağlam güvenlik önlemlerine sahip olduğundan emin olmanız çok önemlidir.

Bu yüzden sözleşmeyi imzalamadan önce bir satıcının güvenlik protokolleri hakkında araştırma yapın ve birçok soru sorun. Özellikle tedarik zinciri yönetimi yazılımı için, yazılımın mevcut güvenlik sistemleriyle arayüz oluşturup oluşturamayacağını dikkate alın.

2. Kontrol eksikliği

Verilerinizin depolandığı sunuculara fiziksel olarak sahip olmadığınız için, şirket içi bir çözüme kıyasla verileriniz üzerinde daha az kontrole sahip olduğunuzu hissedebilirsiniz. Verilerinizin kontrolünü üçüncü bir tarafa devretmekten rahatsızlık duyuyorsanız, bulut ERP sizin için doğru çözüm olmayabilir.

3. Satıcı kilitlenmesi

Bir bulut ERP sistemine yatırım yaptıktan sonra farklı bir tedarikçiye geçmek zor ve pahalı olabilir. Bu yüzden bir bulut ERP satıcısıyla sözleşme imzalamadan önce, çıkış maddeleri ve ücretleri hakkında bilgi alın.

4. Mevzuata uygunluk

Sektörünüze bağlı olarak, verilerinizin nerede ve nasıl saklanabileceğini belirleyen özel düzenlemelere tabi olabilirsiniz. Bir bulut ERP çözümüne yatırım yapmadan önce, düşündüğünüz tedarikçinin ilgili tüm düzenlemelere uygun olduğundan emin olmak için hukuk ekibinize danıştığınızdan emin olun.

Doğru Bulut ERP Yazılımı Nasıl Seçilir?

Bulut tabanlı bir ERP yazılımı seçerken, işletmeniz için doğru çözümü seçtiğinizden emin olmak için göz önünde bulundurmanız gereken birkaç faktör vardır:

1. İşlevsellik

Her şeyden önce, yazılımın işletmenizin ihtiyaç duyduğu özellik ve yeteneklere sahip olduğundan emin olmanız çok önemlidir. Bu, finansal yönetim, envanter kontrolü, tedarik zinciri yönetimi ve daha fazlasını içerebilir.

2. Ölçeklenebilirlik

İşiniz büyüdükçe onunla birlikte ölçeklenebilecek bir çözüm seçin. Ölçeklenebilirlik, yazılımı çok hızlı bir şekilde büyütmemenizi sağlayacaktır.

3. Entegrasyon

ERP yazılımının mevcut sistem ve süreçlerinizle ne kadar iyi entegre olduğunu düşünün. Entegrasyon ne kadar kolay olursa, uygulama süreci de o kadar sorunsuz ilerleyecektir.

4. Kullanıcı deneyimi

Yazılımın, onu kullanacak olan tüm çalışanlar için kullanımı ve gezinmesi kolay olması hayati önem taşımaktadır.

5. Maliyet

Paranızın karşılığını en iyi şekilde aldığınızdan emin olmak için farklı yazılım seçeneklerinin maliyetlerini karşılaştırın. Sadece ön maliyeti değil, aynı zamanda bakım ve destek gibi devam eden ücretleri de göz önünde bulundurduğunuzdan emin olun.

6. Satıcı itibarı

Güvenilir yazılım ve destek sağlama konusunda iyi bir üne ve geçmişe sahip olduklarından emin olmak için satıcı hakkında araştırma yapın.

Bulut ERP’ye Geçmek için Doğru Zaman

Bulut tabanlı bir ERP sistemine geçme zamanının geldiğini gösteren birkaç işaret vardır. Bunlar aşağıdaki şekildedir:

• Mevcut sistemin eski olması veya artık ihtiyaçlarınızı karşılayamaması: Mevcut sisteminiz artık işletmenizin ihtiyaçlarına ayak uyduramıyorsa, daha yeni ve daha yetenekli bir çözüme geçme zamanı gelmiş olabilir.
• Büyüme yaşamak: İşletmeniz büyüdükçe ve kârlılık elde ettikçe, mevcut sisteminizin bunaldığını ve artık operasyonlarınızı verimli bir şekilde destekleyemediğini fark edebilirsiniz. Bu durumda, bulut tabanlı bir ERP sistemi büyümenizi desteklemek için ihtiyaç duyduğunuz ölçeklenebilirliği sağlayabilir.
• Bakım için çok fazla zaman ve para harcamak: Mevcut sisteminizin bakımı için önemli miktarda zaman ve para harcıyorsanız, satıcı tarafından bakımı yapılan bulut tabanlı bir çözüme geçmek daha uygun maliyetli olabilir.
• İşbirliğini ve bilgiye erişimi geliştirmek istemek: Bulut tabanlı ERP sistemlerinde çalışanlar internet bağlantısı olan her yerden sisteme erişebildiği için daha fazla erişilebilirlik ve işbirliği olanağı sunar. Bu, işletmenizdeki iletişimi ve karar alma sürecini iyileştirmeye yardımcı olabilir.

En Çok Sorulan Sorular

1. Bir bulut ERP sistemi işletmeme nasıl yardımcı olabilir?

Her büyüklükteki işletme bir bulut ERP sisteminden faydalanabilir. Bulut ERP sistemleri yüksek oranda ölçeklenebilir ve işletme fonksiyonlarınızla birlikte büyüyebilir. Ayrıca, yalnızca kullandığınız kaynaklar için ödeme yaptığınızdan, geleneksel şirket içi ERP sistemlerinden daha ekonomiktirler.

2. ERP ve bulut bilişim arasındaki fark nedir?

ERP yazılımı işletmelerin finans, İK ve tedarik zinciri gibi temel operasyonlarını yönetmelerine yardımcı olur. Bulut bilişim, internet üzerinden hizmet sunan bir bilişim türüdür.

3. Mevcut ERP sistemimi bulutta kullanabilir miyim?

Evet, kullanabilirsiniz. Birçok ERP satıcısı, yazılımlarının bulut sürümlerini sunar. Ancak, bulut sürümünü kullanmak için yeni lisanslar satın almanız veya mevcut lisanslarınızı yükseltmeniz gerekebilir. Bir bulut ERP sistemi ile gerçek zamanlı veriler ve otomatik güncellemeler gibi ek özelliklerden de yararlanabilirsiniz.